تبلیغات
yasin - تنخواه گردان

تنخواه گردان

سه شنبه بیست و یکم تیرماه سال 1390 10:22 ق.ظ

نویسنده : سیدهادی حسینی
تنخواه گردان
فصل اول : تعاریف و اصطلاحات مرتبط با تنخواه گردان پرداخت:
ماده 1 ‐ تنخواه گردان پرداخت:
عبارت است از وجه معینی كه از محل وجوه شركت بر اساس اعتبارات ابلاغی از طرف مدیرامور مالی یا نماینده وی با تایید  مدیرعامل یا مقامات مجاز از طرف وی برای انجام برخی هزینه ها در اختیار واحدها یا كارپردازان (ماموران خرید) شركت یا مأمورانی كه مجاز به دریافت تنخواه گردان می باشد قرار می گیرد تا بتدریج كه هزینه های مربوطه انجام پذیرد اسناد هزینه رابصورت هفتگی تحویل و مجدداً وجه دریافت دارند .
ماده 2 ‐ تنخواه دار
به واحدها یا ماموران خرید (كارپردازان) مستقر در پروژها كه مجاز به دریافت تنخواه گردان می باشند ، اطلاق می شود. واحدهای مجاز با پیشنهاد مدیر امور مالی و تایید مدیرعامل یا قائم مقام وی در شركت تعیین می گردند.
فصل دوم: تقسیم بندی تنخواه داران
ماده 3: شرایط اشخاص تنخواه دار:
1‐از بین مستخدمین رسمی شركت باشد .
2‐دارای حداقل مدرك تحصیلی دیپلم متوسطه باشد.
3‐دارای صلاحیت و توانایی لازم برای انجام وظایف مربوطه باشد.
4‐حداقل 2 سال تجربه كار مفید در زمینه كارپردازی داشته باشد.
ماده 4 ‐وظایف تنخواه داران:
1‐اخذ اعتبار لازم جهت انجام هزینه مورد نظر.
2‐انجام هزینه پس از صدور دستور از سوی مقام مجاز تشخیص و حواله.
3‐اخذ مستندات مؤید انجام هزینه از قبیل فاكتور خرید، استعلام بها، قبض انبار و...
4‐گواهی انجام كار یا رسید تحویل كالا از واحد درخواست كننده.
5‐تهیه و تنظیم سند هزینه و تخصیص و تعیین مركز هزینه مربوط.
6‐ تحویل اسناد هزینه به امور مالی بصورت هفتگی.
7‐پیگیری لازم جهت دریافت یا ترمیم تنخواه.
8‐ثبت تنخواه دریافتی و اسناد و هزینه در دفتر تنخواه با رعایت ترتیب وقوع عملیات دریافت و پرداخت مطابق روش مندرج در این دستورالعمل.
9‐واریز وجوه تنخواه مصرف نشده در پایان سال مالی به حساب جاری تعیین شده از سوی امورمالی.
10 ‐ تنظیم صورتجلسه تسویه تنخواه گردان با امور مالی.
11 ‐ تهیه صورت مغایرت بانكی برای حساب تنخواه گردان در پایان هر ماه ، پیگیری و رفع اقلام باز احتمالی و ارسال یك نسخه ازصورت مغایرت در پایان هر ماه به امور مالی.
12 ‐ الزام پرداخت هزینه ها صرفاً به وسیله چك در واحدهای مجاز تنخواه دار .
13 ‐ خودداری از واریز وجوه غیرمرتبط با تنخواه به حساب بانكی تنخواه گردان.
14 ‐ خودداری از پرداخت وجوه غیر مرتبط با تنخواه از حساب بانكی تنخواه گردان( وام.مساعده.علی الحساب.)
ماده 5 ‐ دفتر تنخواه گردان
تنخواه دار مكلف است عملیات دریافت و واریز تنخو اه گردان ، اصلاحات احتمالی مورد نیاز و همچنین تسویه مانده تنخواه گردان را با توجه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر تنخواه گردان بشرح ذیل ثبت و ضبط نماید:
1 ‐دریافت تنخواه گردان:
در زمان دریافت وجوه بایستی مشخصات چك و سند امور مالی را در دفاتر نوشته و نسبت به ثبت مبلغ دریافتی در ستون دریافت دفتر اقدام شود.
2 ‐پرداخت هزینه:
تنخواه دار پس از پرداخت هزینه و جمع آوری اصل مستندات نسبت به تنظیم سند هزینه اقدام نموده و سپس با تخصیص یك شماره بطور سریال به سند هزینه خود و درج تاریخ نسبت به ثبت جمع مبلغ سند هزینه مزبور در ستون پرداخت دفتر اقدام نماید.
شماره سند هزینه میبایست پنج رقمی و دو رقم اول به شماره پروژه تخصیص یابد.
توضیح اینكه عملیات فوق همواره بایستی مورد كنترل قرار گرفته و در صورتی كه برخی اسناد مورد قبول امور مالی قرارنگیرد وواخواهی شود ، تنخواه دار باید نسبت به ثبت اصلاحی سند مزبور به میزان مبلغ اسناد واخواهی شده در ستون دریافت دفترتنخواه گردان اقدام نماید . قابل ذكر است در ستون شرح و روبروی سند اصلاحی باید مشخص شود كه مبلغ واخواهی مربوط به كدام سند هزینه بوده است.

ماده 6 ‐ تحویل و تحول تنخواه داران
در زمانیكه هر یك از تنخواه داران از ادامه همكاری منصرف شوند و یا بنا به دلایلی افراد دیگری جا یگزین شوند تنخواه داربایستی اقدامات ذیل را انجام دهد:
1 ‐تنظیم سند هزینه مانده فاكتورها و مستندات و ارائه آن به امور مالی.
2 ‐واریز مانده وجه نقد نزد تنخواه دار به حساب بانكی مشخص شده از سوی امور مالی.
3 ‐ارائه دفتر تنخواه به واحد مالی جهت بررسی و تنظیم صورتجلسه تسویه تنخواه دار.
4 ‐پس از بررسی دفتر تنخواه گردان توسط امور مالی ، ذیل آخرین عملیات ثبت شده در دفتر خط كشیده شود و پایان عملیات
تنخواه دارقبلی مشخص گردد.
5 ‐تنخواه دار جدید موظف است از صفحه بعد و با همان شماره سریال سند هزینه ، ثبت عملیات دریافت و پرداخت را انجام دهد.
قابل ذكر است تعهد دریافت مبالغ تنخواه گردان از هر تنخواه دار به تنخواه دار دیگر قابل انتقال نمی باشد.
ماده 7 ‐ تسویه تنخواه گردان در پایان سال:
عملیات سال بعد بلافاصله از صفحه بعد آغاز و شماره سریال اسناد سال جدید مجدداً از شماره 1 شروع میگردد.
فصل سوم : نحوه تخصیص و پرداخت تنخواه گردان
ماده 8 ‐نحوه پرداخت تنخواه به تنخواه داران:
پرداخت به تنخواه داران به دو روش بشرح ذیل انجام می شود:
1‐تنخواه واحدهای تنخواه دار توسط امور مالی و از طریق واریز به حساب بانكی مفتوح شده از سوی امور مالی پرداخت می شود ویا توسط امور مالی به وسیله چك و در وجه اشخاص مذكور با اخذ رسید دریافت چك پرداخت می شود.
تبصره 1 :تنخواه كارپردازان توسط امور مالی بوسیله چك و در وجه كارپرداز با اخذ رسید دریافت چك پرداخت میگردد.
ماده 9 : میزان و سقف مبلغ تنخواه گردان:
تنخواه گردان دارای سقف معینی است و پرداخت كنندگان تنخواه گردان موظف به رعایت سقف تعیین شده می باشند باتوجه به تنوع هزینه هایی كه از محل تنخواه گردان انجام میگیرد و تفاوت بین اشخاص تنخواه دار و واحدهای مجاز به دریافت تنخواه سقف تنخواه گردان هر یك به شرح ذیل تعیین می گردد:

1 ‐سقف تنخواه گردان پرداختی به اشخاص تنخواه دار:
در ابتدای هر سال براساس اعتبارات ابلاغی از سوی دفتر مركزی ، سقف تنخواه گردان اشخاص مجاز به دریافت تنخواه تعیین میگردد.
تبصره: تغییر در سقف تنخواه كارپردازان با دستور و تائید مدیر عامل و یا نماینده وی از سوی مدیر امور مالی اعلام میشود.
2 ‐سقف تنخواه گردان پرداختی به واحدهای تنخواه دار:
تنخواه گردان هزینه های پرسنلی : سقف تنخواه گردان واحد پرداخت كننده حقوق و دستمزد كاركنان در واحد های اجرایی حداكثر به میزان جمع هزینه حقوق و مزایای ماهیانه بر اساس اعتبار تخصیص یافته می باشد.
ماده 10 ‐ تضمین تنخواه:
كارپردازان و اشخاص تنخواه دار مكلف به سپردن اجاره اداری به امور مالی ذیربط مبنی بر كسر بدهی تنخواه از مطالبات خودمیباشند.
ماده 11 – پرداخت از محل تنخواه گردان:
1‐امور مالی مكلف است تنخواه مورد نیاز تنخواه داران را برای انجام هزینه به تنخواه داران و با رعایت مقررات این دستورالعمل پرداخت نمایند.
2‐در مواردیكه برای انجام برخی پرداختها تنخواه گردان در اختیار عامل نبوده و یا كافی نباشد وجه اضافی مورد نیاز براساس مدارك مربوط در اختیار او گذارده خواهد شد.
3‐كارپردازان فقط مجاز به انجام هزینه از محل تنخواه در اختیار خود هستند و پرداخت هرگونه علی الحساب و پیش پرداخت توسط ایشان ممنوع می باشد.
-4 تنخواه داران مكلفند علی الحسابها و پیش پرداختهای خرید ر ا با رعایت مستقیماً و از طریق چك به فروشندگان كالا یا خدمات پرداخت نمایند.
-5 تنخواه داران ملكفند تنها در صورت وجود نقدینگی كافی نسبت به خرید كالا یا خدمات اقدام نمایند و ایجاد تعهد و خریدنسیه از محل تنخواه ممنوع می باشد.
6‐واحدهای تنخواه دار مكلفند كلیه قوانین و مقررات و ضوابط مربوط به انجام معاملات را دقیقاً رعایت نمایند.
-7 صدور چك بلامحل توسط افراد مجاز به دریافت تنخواه ممنوع است.
8‐ پرداخت هر گونه وام یا مساعده توسط افراد مزبور ممنوع است.
ماده 12 – ترتیب تنظیم مدارك خرید كالا یا خدمت:
1‐اصل درخواست واحد متقاضی.
2‐دستور مقام مجاز تشخیص دهنده در انجام معاملات مبنی بر موافقت با خرید كالا یا خدمت مورد نظر و ترجیحا با قید برآوردهزینه.

3‐استعلام بهای تهیه شده در صورت انجام خریدهای درحد معاملات متوسط.
4‐صورت مقایسه قیمتهای استعلام شده
5‐اصل فاكتور با صورتحساب فروشنده.
فاكتورهای دریافتی می بایست بدون قلم خوردگی و مشخصاً نام آدرس و شماره تلفن و شماره اقتصادی و شماره ملی فروشنده بر روی آن درج شده باشد و عبارت نقدا دریافت شد یا بصورت نسیه فروخته شد توسط فروشنده با امضا ومهربر روی فاكتور درج شده باشد.

6 ‐رسید دریافت چك در خریدهایی كه پرداخت به صورت چك انجام شود .
7 ‐قبض رسید انبار، صورتمجلس تحویل كالا به واحد متقاضی یا گواهی انجام كار توسط واحد متقاضی حسب مورد.
8 ‐روكش سند هزینه مطابق فرم نمونه.
9‐صورت خلاصه فاكتورهای سند در صورت تعدد فاكتورها.
فصل چهارم : انجام هزینه ها از محل تنخواه گردان
به منظور یكنواختی در پرداخت هزینه ها توسط تنخواه داران رعایت موارد زیر از سوی تنخواه داران الزامی است.
1 ‐پرداخت از محل تنخواه گردان:
وجوه پرداخت شده از محل تنخواه گردان برای انجام برخی از هزینه، با تایید مدیرعامل یا مقام مجاز از طرف وی انجام می شود.
2 ‐سقف مجاز هزینه از محل تنخواه گردان:
پرداخت هزینه ها از محل تنخواه گردان صرفاً در سطح معاملات جزئی (سقف معاملات جزئی در آیین نامه معاملات شركت تعیین می گردد و به منظور رعایت آن سالانه از طریق امور مالی ابلاغ خواهد شد ) ویا در مواردی كه در اعتبارات ابلاغی پیش بینی شده است مجاز می باشد.


تبصره : خرید یك نوع كالا به دفعات از محل تنخواه گردان بدون دستور و اعلام مركز هزینه و علت تجدید هزینه مجاز نمی باشد.
فصل پنجم : تسویه تنخواه گردان
تنخواه داران مكلفند هزینه های انجام شده از محل تنخواه گردان دریافتی خود را در دفتر تنخواه گردان ثبت و بشرح زیر به امورمالی ذیربط اعلام نمایند.

1 ‐دوره تسویه اسناد هزینه از محل تنخواه:
هر هفته یك بار اسناد و مدارك هزینه توسط تنخواه دار جمع آوری و پس از تهیه سند هزینه جهت تسویه به امور مالی واحد
ذیربط ارائه می شود( درصورتی كه از رقم سقف تنخواه در كمتر از یك هفته ، بیش از 70 %مبلغ كل هزینه شده باشد ،تنخواه دار
مكلف است نسبت به احیای تنخواه ، اقدام نماید)
2 ‐كنترلهای مالی بر هزینه ها از محل تنخواه:
امور مالی اسناد و مدارك منظم به سند هزینه را بشرح ذیل كنترل می نماید.
-2-1 اقلام هزینه با تأیید مقام مجاز صورت گرفته باشد.
-2-2 سند هزینه دارای اسناد ومدارك مثبته كه مؤید انجام هزینه است باشد.
-2 آیین نامه معاملات جزئی در خریدهای انجام شده رعایت شده باشد . ‐ 3
-2-4 سقف مبلغ تنخواه رعایت شده باشد.
-2-5 تاریخ اقلام هزینه از 15 روز تجاوز نكرده باشد .
-2-6 كسور قانونی حسب مورد رعایت شده باشد.
-2-7 اقلام هزینه با نیازمندیها مطابقت داشته باشد .
-2-8 مستندات مربوط به دریافت كننده سرویس و یا استفاده كننده هزینه موجود باشد .
-2-9 تخصیص صحیح عوامل هزینه و مراكز هزینه با مدارك هزینه به درستی انجام شده باشد.
3 ‐تأیید قطعی اسناد هزینه از محل تنخواه:
اقلام هزینه پس از تأیید عوامل قطعیت خواهد داشت . در مواردیكه اقلام هزینه بنا به دلایلی به تأیید اشخاص مذكور نرسیده باشد، تا تعیین تكلیف نهایی (حداكثر 5 روز از تاریخ ارائه ) اسناد واخواهی تلقی شده و از ریز سند هزینه كسر خواهد شد . به ترتیب فوق تنخواه دار مكلف است ظرف مدت مذكور نسبت به رفع واخواهی اسناد هزینه قطعی نشده اقدام نماید.

تبصره 1- امضاء تنخواه گردان ،مدیر پروژه ،مدیر عامل ،در ذیل صورت هزینه (به عنوان تایید وصحت هزینه )قبل از ارائه به امورمالی الزامی است .




دیدگاه ها : نظرات
آخرین ویرایش: سه شنبه بیست و یکم تیرماه سال 1390 10:50 ق.ظ